Systém pro zpracování a evidenci žádostí v Jihomoravské plynárenské, a.s.

Důvody realizace systému

Distribuční soustava společnosti Jihomoravská plynárenská, a.s., (dále jen JMP) představuje velmi komplikované systém, který je neustále rozšiřován, modifikován a ovlivňován v souladu s požadavky trhu. Tzn. průběžně je nutné denně vyhodnocovat a zpracovávat desítky požadavků ze strany zákazníků o připojení k distribuční soustavě, vyjádření k projektům pro stavební povolení apod. To představuje velkou administrativní zátěž na pracovníky správy plynárenského majetku. Aby bylo možné tento nápor zvládnout, jednotlivá oddělení Správy plynárenského majetku používala v různých regionech vlastní způsoby zpracování a evidence žádostí. Tato řešení byla technologicky i koncepčně poměrně roztříštěná - od jednoduché sdílené Excel tabulky až po poměrně sofistikovanou aplikaci na bázi technologie MS Access.

Vzhledem k této situaci sice bylo možné v rámci konkrétních oddělení zajistit běžný provoz, ale neexistoval centralizovaný přehled dané problematiky, zpracování žádostí, které "přesahovaly" rámec jednoho regionu se obtížně řídilo a evidovalo, stejný problém se týkal i nutnosti spolupráce více různých oddělení. V případě změny interních procesů, které se týkaly zásahů do distribuční soustavy bylo nutno zajistit úpravu všech stávajících podpůrných řešení pro zpracování a evidenci žádostí.

Na základě těchto zkušeností bylo rozhodnuto o vytvoření centralizovaného systému Zpracování a evidence žádostí (REFERENCES), který by odstranil výše uvedené nedostatky aktuálních různorodých řešení.

Realizace projektu

Vývoj celého systému zajišťovala ve všech fázích společnost Qbizm technologies, a.s. (dále jen Qbizm) Na základě konzultací se zástupci JMP, analytici společnosti Qbizm formalizovali požadavky a vznikla přesná specifikace systému, která zahrnovala jak přesný popis chování uživatelského rozhraní systému, popis zpracování dat a aplikační logiky tak i způsob napojení na externí systémy (LDAP, UIR-ADR, systém smluvního partnera pro dodávky plynárenského materiálu, …). Během samotné implementace systému byly zástupcům JMP zpřístupňovány jednotlivé verze systému což umožnilo včasnou korekci chyb vyvíjeného systému, zkrácení doby akceptace projektu i předběžné zaškolení pracovníků zákazníka ještě během vývoje.

Celý systém je postaven jako vícevrstvé řešení na bázi standardu J2EE s O/R mapping vrstvou což umožňuje snadné nasazení resp. migraci na téměř libovolné provozní prostředí představující hardware, operační systém, J2EE aplikační server a SQL databázi. Výhodou tohoto konceptu je možnost vývoje v rámci jednoho prostředí - což v tomto případě byl hardware na bázi procesorů Intel a kombinace Windows XP (pro samotný vývoj) a SuSE Linux (samotný vývoj i provoz centrální testovací databáze). Finální provoz je ale zajištěn na serveru SUN s procesory Sparc s operačním systémem Solaris.

Popis řešení

Systém REFERENCES představuje specifický informační systém s uživatelským rozhraním na bázi webového prohlížeče, který za pomocí interního workflow je schopen zajistit koordinaci spolupráce více oddělení společnosti při zpracování žádostí ze strany zákazníků a partnerů vztahujících se k distribuční soustavě.

Způsoby užití systému jsou poměrně široké. Základní akcí je samozřejmě vložení žádosti o příslušné vyjádření. Při vkládání záznamu pro žádost je specifikována přesná lokalita, které se zásah týká dle externího centralizovaného Územně identifikační registru (UIR-ADR) a číselníku katastrálních území. Databáze UIR-ADR je spravována Ministerstvem práce a sociálních věcí ve spolupráci s obecními úřady a představuje komplexní registr adres všech stavebních objektů, které jsou jednoznačně určeny pomocí prvků územní identifikace na všech úrovních - oblast, kraj, okres, obvod ORP, obvod POÚ, obec, pražský obvod, správní obvod, NUTS4-obvod, městská část, část obce, UVP, stavební objekt, adresní místo a dodací pošta. V rámci této databáze jsou zajištěny i historické vazby na prvky územní identifikace, které již zanikly nebo byly modifikovány jejich atributy (název, příslušnost k nadřazenému prvku, …).

V rámci vkládání záznamu žádosti se zároveň dle lokality a typu požadavku definuje workflow žádosti - tzn. která oddělení se musí k žádosti vyjádřit a které oddělení má zpracovat souhrnné vyjádření určené k odeslání žadateli. Během celého životního cyklu žádosti lze sledovat stav žádosti, k němu přiřazených dílčích vyjádření jednotlivých oddělení i souhrnného vyjádření. Pro zajištění konzistence záznamů je implementován sofistikovaný systém zámků. Tzn. uživatel nemůže upravovat záznam pokud již někdo jiný daný záznam edituje - zároveň jsou ale zohledněny situace kdy může dojít na straně klientského počítače k havárii nebo uživatel nekorektně ukončil práci se systémem (ukončil WWW prohlížeč bez odhlášení ze systému) a záznam zůstane zamknut.

Důležitou částí systému je komplexní vyhledávací subsystém, kterým lze vyhledávat žádosti jak fulltextovým způsobem tak i na základě metadat záznamů. Vyhledávání je možné provádět jak v rámci žádostí tak i k nim přiřazeným dílčím i souhrnným vyjádřením. Vzhledem k tomu, že celkový počet údajů (metadat), které se vážou ke komplexnímu balíku informací týkajících se žádosti jde do desítek, je uživatelské rozhraní realizováno takovým způsobem aby uživatelé byli schopni efektivně dohledat požadované informace.

Zpracování souhrnného vyjádření představuje finální stav žádosti. Kostru souhrnného vyjádření lze seskládat z jednotlivých dílčích vyjádření a ručně doladit. Po finalizaci souhrnného vyjádření se provádí tisk, který je určen pro oficiální odeslání žadateli. Tisková podoba souhrnného vyjádření je umístěna na oficiální hlavičkový papír, tzn. veškeré údaje jsou graficky zpracována a pozicovány dle vizuálního standardu společnosti. Při finalizaci žádosti se dále může dle jejího typu odesílat v elektronické podobě požadavek na materiál (na smluvního partnera) nezbytný pro provedení zásahu do distribuční sítě aby bylo možné zajistit technické podmínky pro realizaci požadavků specifikovaných v žádosti.

Veškerá přístupová oprávnění pro práci se systémem jsou vázána na organizační strukturu společnosti, která je uložena v rámci LDAP serveru. Tzn. je zajištěno aby zpracování specifických záznamů týkajících se žádostí i všech typů vyjádření bylo povoleno pouze těm uživatelům, kteří za tyto věci zodpovídají. Navíc jsou v systému zohledněny procesy, které zajišťují vzájemnou zastupitelnost při zpracování těchto záznamů.

Každý zásah do záznamů je evidován a kdykoliv je možné zjistit historii zásahů provedených v rámci žádostí i všech typů vyjádření. Informace v systému nejsou přístupné pouze samotným pracovníkůmsprávy plynárenského majetku, kteří aktivně udržují a zpracovávají jeho obsah. Data lze zpřístupnit i dalším uživatelům, kteří fungují pouze v pasivní roli vyhledávání a prohlížení údajů. Tento typ uživatelů lze diferencovat do mnoha kategorií kde je možné definovat přístupová oprávnění ke čtení až na úroveň jednotlivých metadat (údajů) žádostí i všech typů vyjádření.
 

Přínosy řešení

Nasazením systému REFERENCES bylo dosaženo mnoha přínosů z různých hledisek. Za nejpodstatnější je potřeba jmenovat to, že bylo dosaženo sjednocení a zjednodušení postupů zpracování jednotlivých typů vyjádření v rámci společnosti, a tím se také zkrátila doba potřebná pro vyřízení žádostí klientů. Systém je dostupný přes intranet společnosti a aktivně ho používá více jak 50 techniků distribuce v rámci celého regionu působnosti Jihomoravské plynárenské, a.s.

Díky použitým technologiím a konceptům představuje nový systém Zpracování a evidence žádostí robustní aplikaci s jednoduchou správou i možnostmi dalšího rozšiřování a integrace s dalšími systémy.